Datenschutzerklärung

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist:

Einzelunternehmen Bazid Aldemir
August-Horch-Straße 35
56751 Polch, Deutschland
E-Mail: kontakt@praeferenzpilot.de

Als betroffene Person haben Sie uns gegenüber folgende Rechte:

• Auskunft über Ihre verarbeiteten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Zudem haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz, Hintere Bleiche 34, 55116 Mainz.

Beim Aufruf unserer Anwendung verarbeitet unser Hosting-Dienstleister automatisch Informationen, die Ihr Browser übermittelt (u. a. IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, übertragene Datenmenge, Browsertyp). Dies dient der technischen Auslieferung, der Sicherheit und der Stabilität. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der technischen Sicherheit, Stabilität und Funktionsfähigkeit unserer Systeme sowie der Abwehr von Missbrauch und Angriffen.

Wir verwenden ausschließlich technisch notwendige Cookies, die für die Anmeldung und die Aufrechterhaltung Ihrer Sitzung erforderlich sind. Ein Tracking durch Dritte oder zu Werbezwecken findet nicht statt. Die Speicherung und der Zugriff erfolgen nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG (unbedingt erforderliche Cookies). Die anschließende Verarbeitung stützt sich auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anmeldung und Sitzung zur Vertragserfüllung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse besteht in einem sicheren, funktionsfähigen Betrieb.

Für die Nutzung von PräferenzPilot legen Sie ein Konto an. Dabei verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse sowie Ihren Unternehmens- bzw. Kontonamen. Diese Daten sind zur Begründung und Durchführung des Nutzungsverhältnisses erforderlich. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). Die Angabe dieser Daten ist für die Begründung und Durchführung des Nutzungsvertrags erforderlich; ohne sie können wir das Nutzerkonto nicht bereitstellen und den Dienst nicht erbringen.

Im Rahmen der Nutzung verarbeiten wir die von Ihnen eingegebenen fachlichen Daten (z. B. Artikel, Stücklisten, Lieferantenerklärungen, erzeugte Nachweis-Entwürfe). Die Berechnungen erfolgen deterministisch nach hinterlegten Regeln. Es findet keine automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO mit Rechtswirkung Ihnen gegenüber statt, kein Profiling und kein Einsatz künstlicher Intelligenz. Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne des Art. 22 Abs. 1 und 4 DSGVO findet nicht statt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Unsere Kunden können Kontaktdaten von Ansprechpartnern ihrer Lieferanten hinterlegen (Name, geschäftliche E-Mail-Adresse) — auch per CSV-Import — und über die Anwendung Lieferantenerklärungen anfragen. In diesem Fall versenden wir E-Mail-Anfragen und Erinnerungen im Auftrag und im Namen des jeweiligen Kunden; der Kunde ist insoweit Verantwortlicher im Sinne der DSGVO, wir sind Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO, siehe unser Auftragsverarbeitungsvertrag). Die Information der Lieferanten-Ansprechpartner über diese Verarbeitung (Art. 14 DSGVO) obliegt dem Kunden; wir unterstützen ihn dabei.

Füllt ein Lieferant über einen persönlichen Link ein Erklärungs-Formular aus, erheben wir dabei den Namen der verantwortlichen Person direkt (Art. 13 DSGVO): Diese Angabe ist zollrechtlich erforderlich, damit die elektronische Lieferantenerklärung ohne Unterschrift anerkannt wird (DVO (EU) 2015/2447), und wird zusammen mit der Erklärung für den anfragenden Kunden gespeichert. Rechtsgrundlagen: Verarbeitung im Auftrag des Kunden (Art. 28) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an rechtskonformer, nachweisbarer Dokumentation der Erklärungskette). Die Speicherdauer richtet sich nach den zollrechtlichen Aufbewahrungsfristen (siehe Abschnitt 10).

Für den Versand von Transaktions-E-Mails (insbesondere LE-Anfragen und Erinnerungen) setzen wir Resend (Plus Five Five, Inc., USA) als Auftragsverarbeiter ein. Der Versand erfolgt über die EU-Region (Irland); für Übermittlungen in die USA bestehen EU-Standardvertragsklauseln, der Anbieter ist zudem unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert. Verarbeitet werden Empfängeradresse, Absenderangaben und Nachrichteninhalt (inkl. Formular-Link).

Bei Nutzung unserer REST-API speichern wir kontogebundene API-Schlüssel ausschließlich als kryptografischen Hash sowie Nutzungsmetadaten (Zeitpunkt der letzten Verwendung) zur Sicherheit und Missbrauchsabwehr (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO).

Die Abwicklung der Abonnement-Zahlungen erfolgt über den Zahlungsdienstleister Stripe. Die für die Zahlung erforderlichen Daten werden unmittelbar durch Stripe verarbeitet; wir selbst speichern keine vollständigen Zahlungsdaten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Einzelheiten finden Sie in der Datenschutzerklärung von Stripe unter stripe.com/de/privacy.

Zur Erbringung unseres Dienstes setzen wir sorgfältig ausgewählte Dienstleister ein, die Daten in unserem Auftrag und nach unseren Weisungen verarbeiten (Art. 28 DSGVO):

• Vercel Inc. — Hosting und Auslieferung der Web-Anwendung. USA — Übermittlung auf Basis der EU-Standardvertragsklauseln und eines Auftragsverarbeitungsvertrags.
• Supabase, Inc. — Datenbank, Authentifizierung und Speicherung der Anwendungsdaten. Speicherung im Rechenzentrum Frankfurt am Main (EU); Anbieter mit Sitz in den USA, abgesichert durch Standardvertragsklauseln und Auftragsverarbeitungsvertrag.
• Stripe Payments Europe, Ltd. — Abwicklung der Abonnement-Zahlungen (für die eigentliche Zahlungsabwicklung agiert Stripe teilweise als eigenständig Verantwortlicher). Irland (EU).
• Resend (Plus Five Five, Inc.) — Versand von Transaktions-E-Mails, insbesondere Anfragen und Erinnerungen zu Lieferantenerklärungen im Auftrag unserer Kunden. USA — Übermittlung auf Basis der EU-Standardvertragsklauseln (DPA des Anbieters) und des EU-U.S. Data Privacy Framework; E-Mail-Versand über die EU-Region (Irland).
• Google (Google Cloud EMEA Ltd. / Gemini API) — KI-gestützte Komfortfunktionen (Klartext-Erklärungen, Eingabe-Vorschläge, Auslesen hochgeladener Dokumente, Assistent). Verarbeitet werden nur die dafür übergebenen Artikel-, Stücklisten- und Dokumentangaben. Das verbindliche Ursprungs-Urteil trifft die geprüfte Engine, nicht die KI. Bei der kostenpflichtigen Nutzung der Gemini-API werden die übermittelten Inhalte nicht zum Training verwendet.. USA/EU — Übermittlung auf Basis der EU-Standardvertragsklauseln und des Google-Auftragsverarbeitungsvertrags (Cloud Data Processing Addendum).
• INWX GmbH & Co. KG — Domain- und E-Mail-Hosting. Deutschland (EU).

Soweit Daten in ein Drittland (z. B. USA) übermittelt werden, erfolgt dies auf Grundlage geeigneter Garantien, insbesondere der EU-Standardvertragsklauseln. Eine Kopie dieser Klauseln stellen wir Ihnen auf Anfrage über unsere oben genannte E-Mail-Adresse zur Verfügung.

Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben zur Bearbeitung der Anfrage. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse besteht in der ordnungsgemäßen Bearbeitung Ihrer Anfrage.

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen dies vorschreiben. Server-Logfiles werden in der Regel innerhalb von 30 Tagen gelöscht. Konto- und Anwendungsdaten werden nach Beendigung des Vertrags gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Vertrags- und Rechnungsdaten unterliegen den handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen von sechs bzw. zehn Jahren (§§ 257 HGB, 147 AO).

Die Übertragung erfolgt verschlüsselt über TLS (HTTPS). Der Zugriff auf Ihre Daten ist durch eine strikte Mandantentrennung abgesichert, sodass jedes Konto ausschließlich seine eigenen Daten sehen kann.

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, sobald Änderungen unserer Verarbeitung dies erforderlich machen. Es gilt die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.